Sistem Informasi Manajemen

MAKALAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

TENTANG

PERBANDINGAN WEBSITE PADA ORGANISASI

PUBLIK DAN SWASTA

OLEH

YUDHA PRAYOGA ISMAN                     1106468/2011

 

DOSEN PEMBIMBING

H. Aldri Frinaldi, S.H, M.Hum

19700212 199802 1 001

ILMU ADMINISTRASI NEGARA

ILMU SOSIAL POLITIK

FAKULTAS ILMU-ILMU SOSIAL

UNIVERSITAS NEGERI PADANG

2013

 KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, rasa syukur yang tiada terhingga atas kehadirat Allah SWT yang telah menganugrahkan kekuatan lahir dan bathin, petunjuk serta keridhoan Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah SIM. Makalah ini ditulis dalam rangka untuk menyelesaikan tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen.

Mudah-mudahan makalah ini bermanfaat tidak hanya bagi mahasiswa, tetapi juga diharapkan bermanfaat bagi para pendidik dan orang tua yang ingin mendalami konsep pengambilan Keputusan dalam Konsep Sistem Informasi manajemen.

Terima kasih penulis sampaikan kepada semua pihak yang telah membantu menyelesaikan makalah ini. Teristimewa penulis ucapkan terimakasih kepada Dosen Pembimbing mata kuliah sistem informasi manajemen yang telah membimbing penulis dalam penyelesaian makalah ini.

Penulis menyadari bahwa dalam penulis makalah ini banyak terdapat kekurangan. Oleh karena itu masukan yang bersifat konstrukif dari semua pihak sangat diharapkan untuk penyempurnaan di masa akan datang.

Akhir kata penulis berharap laporan ini berguna bagi kita semua, terima kasih.

                                                                                                            Padang,  November 2013

                                                                                                                        Penulis

Perbandingan WEB Pada Organisasi Publik dan Swasta

A.    Website Pada Organisasi Publik

Organisasi pemerintah yang berbasis kepada Teknologi Informasi menjadi hal yang sangat penting dalam abad ke dua puluh satu di era milineum ketiga ini. Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu^[12]. Kekuatan suatu organisasi pemerintahan akan sangat tergantung kepada informasi atau pengetahuan yang dimilikinya, informasi akan menjadi perekat unsur-unsur yang ada dalam suatu organisasi.

Organisasi yang berbasis kepada Teknologi Informasi akan berkembang dengan cepat bersamaan dengan makin tersedianya perangkat komputer yang murah dan mudah didapat. Beberapa periode yang lalu sedikit sekali orang mendapatkan manfaat dari penggunaan komputer. Namun pada saat sekarang ini, kebutuhan akan informasi yang realtime sudah menjadi kebutuhan utama dimana akses informasi tersebut tidak hanya diperoleh melalui komputer (PC), namun bisa juga diakses melalui laptop, handphone dan gadget yang terbaru melalui jaringan internet. Penggunaan internet mempunyai kemampuan menghubungkan keperluan penduduk, bisnis, dan kegiatan lainnya. Bisa merupakan suatu proses transaksi bisnis antara publik dengan pemerintah melalui sistem otomasi, lebih umum lagi dikenal sebagai world wide web.

Sejalan dengan itu, peran dan fungsi pemerintah dalam kerangka mensosialisasikan kebijakan dan informasi yang cepat sangat mutlak diperlukan. Salah satu langkah yang dilakukan adalah dengan membuat suatu portal website. Dengan adanya website, informasi, komunikasi, dan transaksi antara masyarakat dan pemerintah dilakukan via internet. Sehingga ada beberapa manfaat yang dihasilkan seperti misalnya, komunikasi dalam sistem administrasi berlangsung dalam hitungan jam, bukan hari atau minggu. Artinya, pelayanan pemerintah pada masyarakat menjadi sangat cepat, service dan informasi dapat disediakan 24 jam sehari, tujuh hari dalam seminggu. Informasi dapat dicari dari kantor, rumah, bahkan mobile dimanapun tanpa harus hadir secara langsung. Fungsi ini disebut sebagai fungsi pelayanan pemberian informasi secara G2C (Government to Citizen)^[12]. Fungsi lainnya adalah G2B (Government to Business), dan G2G (Government to Government).

Pada perkembangannya fungsi website diharapkan tidak hanya berfungsi sebagai sumber informasi yang bersifat pasif, namun diharapkan bisa bersifat dinamis, sehingga fungsi dan peran website menjadi dua arah dan timbul efek timbal balik. Seperti telah di jelaskan dalam Instruksi Presiden No. 3 tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan E-Government, yang mana berangkat dari pemikiran tentang pertimbangan pemanfaatan Teknologi Informasi dalam proses pemerintahan yang diyakini akan meningkatkan efesiensi, efekstifitas, transparansi serta akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan^[11]. Dengan terwujudnya website yang bersifat dinamis, diharapkan akan diperoleh aliran informasi yang optimal antara pemerintah-masyarakat dan sebaliknya, sehingga masyarakat akan terbangun rasa memiliki dan rasa kebutuhan akan website tersebut sebagai penyambung aspirasinya. Seiring dengan itu dengan adanya kemanfaatan website tersebut akan semakin meningkatkan efesiensi dan efektifitas penyelenggaraan pemerintahan.

Unsur terpenting dari sebuah tampilan yang efektif situs web di internet adalah isi (content) dan disain yang baik serta menarik. Sebuah situs web pemerintah daerah mempunyai persyaratan minimal untuk isi. Pengelola situs web pemerintah daerah harus mampu menentukan apa yang diharapkan oleh para pengguna mengenai apa yang seharusnya ada di situs web. Menurut panduan dari KOMINFO maka isi minimal pada setiap situs web pemerintah daerah adalah :

1)    Selayang Pandang

Menjelaskan secara singkat tentang keberadaan Pemerintah Daerah bersangkutan (sejarah, motto daerah, lambang dan arti lambang, lokasi dalam bentuk peta, visi dan misi).

2)    Pemerintahan Daerah

Menjelaskan struktur organisasi yang ada di Pemerintah Daerah bersangkutan (eksekutif, legislatif) beserta nama, alamat, telepon, e-mail dari pejabat daerah. Jika memungkinkan biodata dari Pimpinan Daerah ditampilkan agar masyarakat luas mengetahuinya.

3)    Geografi

Menjelaskan antara lain tentang keadaan topografi, demografi, cuaca dan iklim, sosial dan ekonomi, budaya dari daerah bersangkutan. Semua data dalam bentuk numeris atau statistik harus mencantumkan nama instansi dari sumber datanya.

4)    Peta Wilayah dan Sumberdaya

Menyajikan batas administrasi wilayah dalam bentuk peta wilayah (sebaiknya digunakan peta referensi yang dikeluarkan oleh Badan Koordinasi Survei dan Pemetaan Nasional – Bakosurtanal, atau instansi pemerintah lainnya yang mempunyai tugas pokok dan fungsi pembuat peta), dan juga sumberdaya yang dimiliki oleh daerah bersangkutan dalam bentuk peta sumberdaya (digunakan peta referensi yang dikeluarkan oleh instansi pemerintah yang mempunyai tugas pokok dan fungsi pembuat peta) yang dapat digunakan untuk keperluan para pengguna.

5)    Peraturan/Kebijakan Daerah

Menjelaskan Peraturan Daerah (Perda) yang telah dikeluarkan oleh Pemerintah Daerah bersangkutan. Melalui situs web pemerintah daerah inilah semua Perda yang telah dikeluarkan dapat disosialisasikan kepada masyarakat luas.

6)    Buku Tamu

Tempat untuk menerima masukan dari pengguna situs web pemerintah daerah bersangkutan. ^{[www.kominfo.go.id]}

Namun dengan persyaratan website yang minimal, fungsi sebuah website menjadi tidak maksimal. Link website yang digunakan sebagai tempat tukar informasi dan untuk mendapatkan feedback hanya diperoleh melalui link Buku Tamu. Sedangkan pengunjung suatu website, tidak semuanya akan mengakses menu buku tamu. Akan lebih baik apabila website yang dikelola oleh pemerintah mempunyai system pemrograman dan aplikasi database yang lebih terintegasi.

Dari referensi yang diperoleh^[11] dinyatakan bahwa dalam suatu pengembangan website ada beberapa tingkatan seperti dijelaskan berikut ini, yaitu :

1. Fase pertama merupakan fase penampilan website (web presence) yang berisi informasi dasar yang dibutuhkan masyarakat.
2. Fase kedua merupakan fase interaksi yaitu isi informasi yang ditampilkan lebih bervariasi, seperti fasilitas download dan komunikasi e-mail dalam website pemerintah.
3. Fase ketiga, tahap transaksi berupa penerapan aplikasi/formulir untuk secara online mulai diterapkan.
4. Fase empat adalah tingkat Pemanfaatan yang berisi Pembuatan aplikasi untuk pelayanan yang bersifat Government to Government (G2G), Government to Business (G2B), Government to Citizen (G2C).

Pada fase pertama website mulai dirilis untuk dikenalkan kepada masyarakat. Persyaratan minimal website pemerintahan ada dalam fase ini. Pada fase kedua sudah mulai terbentuk komunikasi dua arah antar server dengan klien sehingga website mulai bersifat dinamis. Pada fase ketiga, aplikasi pemerintahan yang biasanya bersifat konvensional dengan hardcopy mulai di konversi kedalam bentuk softcopy. Dari perubahan bentuk hardcopy ke dalam softcopy ini sudah mulai didapatkan manfaat dari ke-efesiensian biaya, misalkan biasanya selalu menggunakan kertas sekarang menjadi berupa file (paperless), sehingga mengurangi biaya pembelian kertas dan tinta. Pada fase ke empat semua aplikasi pemerintahan sudah berbasis web, untuk itu dibutuhkan konversi pemrograman yang bukan berbasis web kedalam bentuk web. Misalkan dalam aplikasi electronic procurement, manajemen dokumen berbasiskan web, formulir elektronik seperti pembayaran retribusi, pajak properti atau lisensi.

Contoh lain ^[9] dengan adanya layanan government internet banking (BIG-eb) Pemerintah dapat memperoleh informasi/data keuangan Rekening Pemerintah di BI secara online dan real time segala transaksi yang berkaitan dengan keuangan Negara seperti memonitor saldo dan mutasi rekening, mencetak laporan, mendownload data rekening, melakukan tata usaha pengguna, dan melakukan transaksi secara elektronik dan online. Juga untuk mendukung kebutuhan Pemerintah meningkatkan pengawasan dan pengelolaan anggarannya (G2B- Government To Business).

Saat ini telah banyak instansi pemerintah pusat dan pemerintah daerah otonom yang berinisiatif mengembangkan pelayanan publik melalui jaringan komunikasi dan informasi dalam bentuk website. Melalui data yang ada di Kementerian Komunikasi dan Informasi per November 2007 dapat dilihat rincian pemerintah daerah yang mengembangkan e-government adalah sebagai berikut^[12] :

Dari data diatas dapat dikemukakan bahwa hampir semua Kementerian maupun pemerintah daerah telah mempunyai website. Namun dari segi kemanfaatan maupun fungsi, website tersebut belum dapat ditelaah lebih lanjut apakah website tersebut mempunyai data informasi yang terupdate, bersifat statis ataupun dinamis. Oleh karena itu muncul pertanyaan apakah banyak masyarakat yang benar-benar memanfaatkan dan menggunakan situs web sites internet pemda-pemda tersebut untuk mencari dan memperoleh informasi yang dibutuhkan ? Pertanyaan lain yang muncul adalah apakah terjadi keseimbangan antara penyampaian informasi dari pihak pemda selaku komunikator dan kontributor informasi dalam website dengan kemampuan, skill, kebutuhan dan tingkat eksposure masyarakat untuk mengakses internet secara pribadi ataupun melalui jasa warnet ?

Pertanyaan lain dari segi teknis apakah strategi design websites tersebut menarik dalam penampilannya serta mampu diakses secara cepat ? ini juga menjadi permasalahan tersendiri karena websites yang tidak kreatif dan sulit untuk diakses akan membuat user malas membukanya. Pada sisi lain mengingat kebijakan, peluang implementasi serta hambatan yang ada memunculkan beberapa pertanyaan tentang sampai sejauh mana penerapan/implementasi IT dalam rangka e-government yang dilakukan, bagaimana ketersediaan informasi dalam setiap situs web, bagaimana aksesbilitasnya, serta bagaimana strategi pengembangannya.^[11]

Dari beberapa permasalahan diatas, solusi yang dapat dilakukan diantaranya dengan mengadakan sosialisasi dan diklat bagi semua karyawan dilingkungan pemerintahan. Juga diperlukan sosialisasi penggunaan website yang telah dibangun bagi masyarakat luas melalui mekanisme tradisi budaya yang ada agar masyarakat selain dapat memanfaatkannya juga semakin “cerdas” dan “melek” teknologi. Sosialisai terhadap masyarakat juga perlu di dukung dengan adanya penyediaan anjungan di instansi di bawah pemerintahan kabupaten atau kota seperti di kecamatan dan kelurahan. Terwujudanya ke dua hal yang diuraikan sebelumnya akan memuluskan tahapan e-government  ke tahapan Pembuatan aplikasi untuk pelayanan yang bersifat Government to Government (G2G), Government to Business (G2B)

Demikianlah resume dari saya mengenai permasalahan peran dan fungsi website pemerintahan sebagai sarana komunikasi yang efektif antara pemerintah dan masyarakat. Demikian uraian dari saya. Semoga dapat memberi inspirasi bagi munculnya solusi-solusi cerdas bagi permasalahan lain di bidang informasi Teknologi.

B.     Website Pada Organisasi Swasta

            Perkembangan teknologi semakin hari semakin maju. Internet merupakan teknologi yang perkembangannya paling pesat saat ini. Orang dari berbagai kota besar dan kota kecil mudah sekali mengakses internet. Bahkan dengan akses internet yang disediakan oleh penyedia jasa telepon/telekomunikasi, orang-orang di pelosok telah bisa mengakses baik lewat komputer maupun lewat handphone maupun komputer tablet yang sekarang berkembang pesat. Bisa dipastikan hampir semua orang yang menggunakan smartphone telah menggunakan internet. Dengan demikian internet merupakan media yang bisa diakses semua orang.

Dengan tersedianya media yang bisa diakses semua orang, maka perusahaan yang ingin dikenal secara luas maupun perusahaan yang ingin menjaga hubungan dengan pelanggannya perlu membuat situs/website yang berisi informasi profil perusahaan maupun jasa/produk yang diberikan. Manfaat dari website bagi perusahaan adalah

  

1. Meningkatkan visibilitas/kehadiran perusahaan

Dengan membuat website perusahaan berarti menambah visibilitas/kehadiran perusahaan. Bisa diibaratkan perusahaan membuka showroom (ruang pamer) yang baru

2. Menyediakan informasi profil perusahaan secara detail

Pada saat suatu perusahaan berhubungan dengan perusahaan lain yang baru dikenalnya (misal baru saja menerima penawaran), mungkin dia akan mencari tahu lebih mengenai profil perusahaan yang baru saja memberikan penawaran. Perusahaan ini harus mengetahui profil dari perusahaan lain yang mungkin akan menjadi rekanan perusahaan tersebut. Perusahaan tersebut dapat mencari informasi lebih dalam dalam website perusahaan rekanan.

3. Mengkomunikasikan produk dan jasa perusahaan secara mendetail

Dalam proses pemasaran, mungkin kita melakukan iklan di koran/majalah, iklan pada sebuah papan reklame, atau membuat brosur. Tempat/space yang disediakan dalam koran/majalah, papan reklame atau brosur pasti dibatasi dan tidak mudah untuk diubah informasinya.
Sedangkan dalam website kita dengan mudah menambah informasi yang lebih mendetail dari produk-produk atau jasa-jasa yang kita tawarkan.  Jika perusahaan kita memiliki website maka kita hanya perlu meninggalkan alamat website/situs kita di dalam koran/majalah, papan reklame atau brosur untuk memudahkan orang atau perusahaan mendapatkan informasi lebih detail mengenai produk atau jasa yang kita ditawarkan.

4. Mengingatkan calon pelanggan yang lupa

Dalam proses pemasaran, calon pelanggan menerima informasi mengenai perusahaan dan jasa kita yang mungkin didapat melalui presentasi, melihat brosure, browsing atau melihat iklan. Calon pelanggan mungkin kehilangan kartu nama perusahaan kita dan saat membutuhkan jasa kita dia akan mencari di internet(search engine) dan melakukan pencarian dengan keyword nama perusahaan kita. Jika kita sudah memiliki perusahaan, maka calon pelanggan akan dengan mudah menemukan website kita dan kemudian menghubungi kita dan kita dapat menjual jasa/produk kita.

5. Memudahkan pelanggan menghubungi kita

Seperti kasus sebelumnya, pelanggan mungkin kehilangan kartu nama atau nomor telepon perusahaan kita. Pelanggan tentu mengingat nama perusahaan kita, kemudian melakukan pencarian di internet , mencari perusahaan kita, menemukan dan menghubungi kita kembali.

6. Meningkatkan kualitas layanan pelanggan

Dalam website kita dengan mudah menambahkan informasi-informasi yang terkait dengan produk atau jasa kita. Kita dapat menambahkan informasi mengenai hal-hal yang memecahkan persoalan yang mungkin dihadapi pelanggan. Informasi ini dapat langsung dibaca pelanggan atau sebagai pedoman bagi bagian support. Dengan demikian pelanggan mudah mendapatkan informasi mengenai keluhannya dan bagian support juga dipermudah dalam melayani pelanggannya.

Pelanggan dapat mencari sendiri mengenai jawaban atas keluhannya atau mengisi form support jika gagal menemukan. Setelah form support lengkap diisi, team support akan menrima keluhan pelanggan dan menindaklanjuti.  Pelanggan dapat masuk ke website kita siang ataupun malam. Dengan cara ini pelanggan dapat dilayani 24x7 atau 24 jam sehari. 

Dengan adanya website kita mempunyai peluang meningkatkan kepuasan pelanggan. Pelanggan yang puas akan terus menggunakan produk atau jasa kita, merekomendasikan perusahaan kita kepada orang lain dan meningkatkan pendapatan perusahaan.

7. Meningkatkan kredibilitas perusahaan

Perusahaan yang memiliki website akan terkesan maju dan modern. Dengan demikian maka kredibilitas perusahaan akan meningkat.

Selain manfaat yang terdapat di atas terdapat pula manfaat lain dari adanya website pada organisasi swata ini, yaitu :

1.      Memperluas jangkauan promosi, dengan memiliki website maka produk kita lebih banyak dikenal masyarakat, bahkan sampai ke manca negera. Produk yang bisa ditawarkan melalui website bisa berupa produk barang maupun jasa. Dengan luasnya promosi maka otomatis akan meningkatkan penjualan perusahaan kita.

2.      Media tanpa batas, internet adalah media informasi yang tanpa batas. Dengan memiliki website berarti kita sama saja memiliki karyawan yang mempromosikan produk kita selama 24 jam sehari dan 7 hari seminggu tanpa dibayar. Artinya website kita akan memberikan informasi kepada calon pembeli selama 24 jam non stop.

3.      Internet bisa diakses oleh seluruh lapiran masyarakat di antero jagat (Unlimited User Access).

4.      Promosi terluas, internet adalah media promosi terluas jika dilihat dari kacamata jangkauan atau cakupan area (Uunlimited Scopt of Areas).

5.      Media pengenalan perusahaan. Jika kita baru saja mendirikan perusahaan atau baru saja meluncurkan sebuah produk, maka websitelah solusinya. Kenapa bisa demikian? Dengan adanya website kita lebih cepat mengenalkan perusahaan kita dan lebih mendekatkan perusahaan ke pelanggan. Hal ini disebabkan pelanggan internal maupuan eksternal bisa menggali lebih dalam tentang sejarah perusahaan, jasa atau produk yang di tawarkan, bahkan informasi lowongan kerja dan detail informasi perusahaan.

6.      Sebagai media promosi, Internet merupakan salah satu media promosi yang menarkan biaya yang relatif efisien dikaitkan dengan jangkauan area dengan optimalisasi manfaat terbesar.

REFERENSI

1. Agus Santoso & Sayim Dolan, “Memahami Pelayanan Perposan Nasional Berbasis Teknologi Informasi (TI), PAPPIPTEK-LIPI.
2. Budi Rahardjo, “Implikasi Teknologi Informasi dan Internet Terhadap Pendidikan, Bisnis dan Pemerintahan, Pusat Penelitian Antar Univeristas bidang Mikroelektronika (PPAUME), Institut Teknologi Bandung.
3. Cahyana Ahmadjayadi, “PeranTeknologi Informasi dan Komunikasi Dalam Memberikan Inspirasi NasionalBagi Kebangkitan Dan Kejayaan Negeri”, Depkominfo.
4. Cahyana Ahmadjayadi, “Sistem Informasi Kepemerintahan Abad 21”, www.kominfo.go.id
5. Dedi Rianto Rahadi, “Peranan Teknologi Informasi Dalam Peningkatan Pelayanan Di Sektor Publik”, Seminar Nasional Teknologi 2007 (SNT 2007)
6. Deni Aca Yuanda, “Ke-efektifan Sistem Layanan (BIG-eB) Bank Indonesia terhadap informasi/data keuangan rekening Pemerintah Indonesia”, Fakultas Ekonomi, Universitas Lampung 2009.
7. Edwi Arief Sosiawan, “Evaluasi Implementasi E-Governmnet pada Situs Web Pemerinta Daerah Indonesia : Perspektif Content dan Manajemen, Jurusan Ilmu Komunikasi FISIP UPN Veteran Yogyakarta.
8. Hendra Gunawan, Ir. “Studi Kendala Teknologi Informasi di Indonesia”, BPPT 2001.
9. Instruksi Presiden Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2003 Tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan E-Government.
10. Mujiburrochman, S.Kom, “Pemanfaat An Teknologi Informasi Bagi Sumber Daya Manusia”, Jejaring Pendidikan Nasional.
11. M. Faiz Ristiawan, “Pengaruh Sistem Informasi Terhadap Peningkatan Kinerja Pelayanan Publik”, Fakultas Ekonomi Jurusan Akuntansi, Universitas Muhamadiyah Surakarta.
12. Mas Wigrantoro Roes Setiyadi, “Mendaya-gunakan Teknologi Informasi dan Komunikasi Dalam Upaya Membangun Daya Saing Nasional”, Masyarakat Telematika Indonesia (MASTEL).
13. Wawan Wardiana, “Perkembangan Teknologi Informasi di Indonesia”, Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia, 2002.
14. Windraty Siallagan, eGovernment:Menuju Pelayanan Publik yang Lebih Baik.
15. Wenny Setiawati, S.H, “Penerapan E-Government Di Indonesia”, Fakultas Hukum Universitas Indonesia.

http://blog.rajawebhost.com/manfaat-website-bagi-bisnis-dan-perusahaan.html

http://www.proweb.co.id/articles/faq/manfaat_website.html