MAKALAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
TENTANG
PENGAMBILAN KEPUTUSAN BERBASIS SIM
OLEH
YUDHA PRAYOGA ISMAN 1106468/2011
DOSEN PEMBIMBING
H. Aldri Frinaldi, S.H, M.Hum
19700212
199802 1 001
ILMU ADMINISTRASI NEGARA
ILMU SOSIAL POLITIK
FAKULTAS ILMU-ILMU SOSIAL
UNIVERSITAS NEGERI PADANG
2013
KATA
PENGANTAR
Alhamdulillah,
rasa syukur yang tiada terhingga atas kehadirat Allah SWT yang telah
menganugrahkan kekuatan lahir dan bathin, petunjuk serta keridhoan Nya sehingga
penulis
dapat menyelesaikan makalah SIM. Makalah ini ditulis dalam rangka untuk
menyelesaikan tugas mata kuliah Sistem
Informasi Manajemen.
Mudah-mudahan
makalah ini bermanfaat tidak hanya bagi mahasiswa, tetapi juga diharapkan
bermanfaat bagi para pendidik dan orang tua yang ingin mendalami konsep pengambilan
Keputusan dalam Konsep Sistem Informasi manajemen.
Terima
kasih penulis sampaikan kepada semua pihak yang telah membantu menyelesaikan makalah ini.
Teristimewa penulis ucapkan terimakasih kepada Dosen Pembimbing mata kuliah sistem
informasi manajemen yang telah membimbing penulis dalam penyelesaian makalah
ini.
Penulis
menyadari bahwa dalam penulis makalah ini banyak terdapat kekurangan. Oleh
karena itu masukan yang bersifat konstrukif dari semua pihak sangat diharapkan
untuk penyempurnaan di masa akan datang.
Akhir
kata penulis berharap laporan ini berguna bagi kita semua, terima kasih.
Padang, November 2013
Penulis
A. Pengambilan Keputusan
Sesuai dengan tujuannya, sistem
informasi manajemen diharapkan mampu membantu setiap orang yang membutuhkan
pengambilan keputusan dengan lebih tepat dan akurat. Namun disadari bahwa
dengan berbagai peran yang dimiliki dalam aktivitas yang dilaksanakannya,
setiap orang berusaha untuk dapat memenuhi tugas dan tanggung jawab yang dibebankan
kepadanya dengan baik. Dalam usaha memecahkan suatu masalah, pemecah masalah
mungkin membuat banyak keputusan. Keputusan merupakan rangkaian tindakan yang
perlu diikuti dalam memecahkan masalah untuk menghindari atau mengurangi dampak
negatif, atau untuk memanfaatkan kesempatan.
Kondisi ini menjadi tidak mudah
dengan semakin rumitnya aktivitas dan keterbatasan sumber daya yang tersedia.
Apalagi informasi yang dibutuhkan tidak berasal langsung dari sumbernya. Untuk
itu manajemen sebagai pengguna informasi membutuhkan suatu sistem pendukung (support
systems) yang mampu meningkatkan pengambilan keputusannya, terutama untuk
kondisi yang tidak terstruktur atau pun sistem pendukung untuk tingkatan
tertentu saja. Ada dua alasan penting mengapa manajemen membutuhkan sistem pendukung
yang mampu untuk meningkatkan pengambilan keputusannya.
1. Keputusan untuk membangun sistem informasi yang
dapat memenuhi kebutuhan manajemen tingkat atas. Dengan hanya mengandalkan
sistem informasi manajemen tanpa bantuan sistem pendukungnya, sulit bagi
manajemen terutama ditingkat atas untuk mengambil keputusan yang strategis. Hal
ini disebabkan karena umumnya pengambilan keputusan yang strategis tersebut
lebih bersifat kebijakan dengan dampak luas dan/atau pada situasi yang tidak
terstruktur. Contoh:
Terkait dengan kelangkaan BBM
dibeberapa wilayah di Indonesia telah mendorong upaya beberapa pihak yang tidak
bertanggungjawab untuk melakukan penimbunan. Untuk itu manajemen di Departemen
Energi dan Sumber Daya Mineral (ESDM) sebagai lembaga pengatur yang bertanggungjawab
untuk memerintahkan Pertamina yang mengelola BBM harus dengan cepat mengambil
keputusan yang strategis atas gejala penimbunan sehingga dapat mengatur
strategi distribusi dan pemasaran dalam upaya mengatasi kelangkaan dan
penimbunan.
2. Kebutuhan untuk menciptakan pelaporan dan proses
pengambilan keputusan yang memiliki arti (makna). Manajemen di sini di dorong
untuk bagaimana mengembangkan pelaporan yang lebih baik lagi untuk pengukuran
kinerja aktivitas yang dilaksanakannya dan menginformasikan berbagai tipe
pengambilan keputusan yang baru. Dengan bantuan sistem pendukung yang disiapkan,
maka hal ini akan lebih memungkinkan manajemen untuk mendapatkan pelaporan dan
proses pengambilan keputusan yang lebih baik lagi.
Selain dua alasan yang dikemukakan
di atas, masih ada beberapa alasan lainnya mengapa sistem pendukung dibutuhkan
dalam melengkapi sistem informasi manajemen yang ada, yaitu:
1. untuk melengkapi sistem informasi manajemen yang
tersedia adalah karena sistem ini tentunya akan lebih mempercepat perhitungan,
2. untuk mengatasi kelemahan-kelemahan sistem
informasi manajemen yang ada terutama dalam menyajikan informasi yang tidak
terstruktur atau informasi yang hanya diperuntukkan untuk manajemen tingkat atas,
3. untuk meningkatkan kemampuan dalam pemrosesan dan
penyimpanan data dan informasi, mengurangi biaya, mendukung aspek teknis dalam pengambilan
keputusan, dan
4. untuk mendukung kualitas, dan memberikan keunggulan
kompetitif bagi penggunanya.
Banyak sistem pendukung yang
tersedia dan mampu melengkapi sistem informasi manajemen yang ada. Beberapa
sistem pendukung yang akan dibahas di sini, di antaranya adalah:
• Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan/Decision-Support
Systems (DSS)
• Sistem Kelompok Pendukung Pengambilan Keputusan/Group
Decision- Support Systems (GDSS)
• Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan Eksekutif/Executive-
Support Systems (ESS)
• Sistem Pakar/Expert System
Keempat sistem pendukung tersebut,
dapat mendukung pengambilan keputusan dengan sejumlah cara. Sistem pendukung
ini dapat dengan otomatis melakukan prosedur-prosedur pengambilan keputusan
tertentu. Contoh:
Penentuan sistem distribusi BBM agar
kelangkaan dipasar dapat segera diatasi, penetapan harga eceran tertinggi untuk
tetap menjaga pasar mendapatkan jumlah persediaan yang paling tepat pada saat
dibutuhkan, menjaga persediaan pada jumlah yang paling optimal dan
memaksimalkan permintaan pengguna dan menjaga tingkat kelancaran distribusinya.
Sistem pendukung ini juga mampu
untuk menyajikan informasi atas berbagai aspek untuk pengambilan keputusan pada
situasi yang beragam. Akhirnya, sistem pendukung ini juga akan mampu
menstimulir inovasi dalam pengambilan keputusan dengan menggali berbagai
alternatif solusi yang ditawarkan. Kemampuan menggali hasil dari alternatif
skenario yang ditawarkan, penggunaan informasi yang tepat dan akurat, dan penyajian
berbagai alat bantu untuk memudahkan proses pengambilan keputusan pada akhirnya
dapat membantu para manajer dalam membuat keputusan yang akan membantu
aktivitas yang ada dalam mencapai tujuannya yang strategis.
B. Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan – Decision
Support Systems (DSS)
Sistem pendukung pengambilan
keputusan kelompok (DSS) adalah sistem berbasis komputer yang interaktif, yang
membantu pengambil keputusan dalam menggunakan data dan model untuk
menyelesaikan masalah yang tidak terstruktur. Sistem pendukung ini membantu
pengambilan keputusan manajemen dengan menggabungkan data, model-model dan alat-alat
analisis yang komplek, serta perangkat lunak yang akrab dengan tampilan
pengguna ke dalam satu sistem yang memiliki kekuatan besar (powerful)
yang dapat mendukung pengambilan keputusan yang semi atau tidak terstruktur.
DSS menyajikan kepada pengguna satu perangkat alat yang fleksibel dan memiliki
kemampuan tinggi untuk analisis data penting. Dengan kata lain, DSS
menggabungkan sumber daya intelektual seorang individu dengan kemampuan
komputer dalam rangka meningkatkan kualitas pengambilan keputusan. DSS
diartikan sebagai tambahan bagi para pengambil keputusan, untuk memperluas
kapabilitas, namun tidak untuk menggantikan pertimbangan manajemen dalam pengambilan
keputusannya.
Dalam suatu penelitiannya Steven S.
Alter mengembangkan satu taksonomi dari enam jenis DSS yang didasarkan pada
tingkat dukungan pemecahan masalah. Keenam jenis tersebut tampak pada Gambar
berikut:
Jenis DSS yang memberikan dukungan paling sedikit
adalah jenis yang memungkinkan manajer mengambil hanya sebagian kecil informasi
(unsur-unsur informasi) seperti terlihat pada kolom 1 gambar di
atas.
Manajer dalam hal ini dapat bertanya
pada database untuk mendapatkan angka/jumlah tingkat penyerapan anggaran
pada satu satker dibawah lingkup kerjanya. Jenis DSS yang memberikan dukungan
yang sedikit lebih tinggi memungkinkan baginya menganalisis seluruh isi file
mengenai tingkat penyerapan anggaran pada unit-unit lain yang terkait.
Contohnya adalah laporan gaji bulanan pegawai yang disiapkan dari file gaji. Dukungan
yang lebih lagi diberikan oleh sistem yang menyiapkan laporan total penyerapan
anggaran biaya pegawai dan tunjangan-tunjangan yang diterimanya yang diolah
dari berbagai file sistem penggajian. DSS juga memungkinkan para manajer untuk
melihat dampak-dampak yang mungkin timbul dari berbagai keputusan yang diambil
yang disebut model yang dapat memperkirakan dampak sebuah keputusan. Sebagai contoh:
Para calon Bupati/Walikota suatu daerah dalam rangka suatu Pilkada menjanjikan
akan menggratiskan biaya pendidikan sampai tingkat tertentu atau menggratiskan
biaya pengobatan ditingkat Puskemas, maka dampak keputusan tersebut
diperkirakan jumlah pemilih akan meningkat secara signifikan, atau justru para
pemilih sama sekali tidak mempercayainya karena hanya dianggap sebagai janji
kosong belaka.
Model tersebut tidak dapat
menentukan apakah janji kampanye tersebut merupakan suatu keputusan terbaik,
mereka hanya dapat menentukan apa yang mungkin terjadi jika keputusan itu
dibuat. DSS dimaksudkan untuk melengkapi sistem informasi manajemen dalam meningkatkan
pengambilan keputusan. Sistem informasi manajemen terutama menyajikan informasi
mengenai kinerja aktivitas untuk membantu manajemen memonitor dan mengendalikan
kegiatan. Sistem informasi manajemen ini umumnya menghasilkan pelaporan yang terjadwal
secara reguler dan tetap, berdasarkan data yang diperoleh dan diikhtisarkan
dari sistem pemrosesan kegiatan atau transaksi yang dilaksanakan. Format atau
bentuk dari pelaporan-pelaporan ini umumnya sudah ditentukan sebelumnya (baku).
Satu bentuk pelaporan berbasiskan sistem informasi manajemen mungkin
menunjukkan suatu ikhtisar realisasi penyerapan anggaran per bulan untuk setiap
satuan kerja pada suatu instansi.
Kadangkala laporan sistem informasi
manajemen ini merupakan laporan eksepsi (exception reports), yaitu hanya
menyoroti kondisi-kondisi yang khusus. Sistem informasi manajemen yang
tradisional umumnya menyajikan pelaporan yang tercetak (hard copy reports).
Dewasa ini, pelaporan yang semacam itu dapat diperoleh secara on-line melalui
intranet dan mungkin lebih banyak lagi laporan yang dapat dihasilkan
berdasarkan kebutuhan. Jika MIS menyajikan
kepada penggunanya data atau informasi untuk pengambilan keputusan yang sudah
pasti dan tetap (terstruktur atau rutin), maka DSS menyajikan seperangkat
kemampuan untuk keputusan yang sifatnya tidak terstruktur, di mana DSS lebih
menekankan pada pengambilan keputusan atas situasi yang dengan cepat mengalami
perubahan, kondisi yang memerlukan fleksibilitas, dan berbagai keputusan untuk
respon yang segera.
Ada dua tipe DSS yang dikenal,
yaitu: Model-driven DSS dan Data-driven DSS. Jenis DSS yang
pertama merupakan suatu sistem yang berdiri sendiri terpisah dari sistem
informasi organisasi secara keseluruhan. DSS ini sering dikembangkan langsung
oleh masing-masing pengguna dan tidak langsung dikendalikan dari divisi sistem
informasi. Kemampuan analisis dari DSS ini umumnya dikembangkan berdasarkan
model atau teori yang ada dan kemudian dikombinasikan dengan tampilan pengguna
yang membuat model ini mudah untuk digunakan. Contoh dari model-driven DSS ini
yang dipergunakan diperusahaan pelayaran yaitu voyage estimating decision
support systems.
DSS ini mempunyai
kemampuan/kapabilitas untuk menghitung rincian pelayaran baik untuk masalah
keuangan maupun perhitungan teknis. Penghitungan aspek keuangan meliputi biaya
untuk pelayaran (bahan bakar, upah pekerja, dan modal yang dibutuhkan), tarif
angkut untuk berbagai tipe pengiriman kargo, dan biaya pelabuhan. Rincian
teknis meliputi faktor-faktor yang berhubungan dengan masalah pelayaran, seperti:
kapasitas kargo, kecepatan, jarak, konsumsi bahan bakar dan kebutuhan air,
serta pola bongkar muat. Sistem ini dapat menjawab berbagai pertanyaan, seperti:
Kapal mana yang digunakan untuk memberikan keuntungan yangmaksimum? Berapa
kecepatan optimal yang dapat memaksimumkan keuntungan? Apa tipe dari bongkar
muat yang optimal? DSS ini dapat dioperasikan dalam sebuah desktop komputer
yang menyajikan sistem menu yang membuat pengguna mudah untuk memasukkan data
atau mendapatkan informasi.
Jenis DSS yang kedua, data-driven
DSS, menganalisis sejumlah besar data yang ada atau tergabung di dalam
sistem informasi organisasi. DSS ini membantu untuk proses pengambilan
keputusan dengan memungkinkan para pengguna untuk mendapatkan informasi yang
bermanfaat dari data yang tersimpan di dalam database yang besar. Banyak
organisasi atau perusahaan mulai membangun DSS ini untuk memungkinkan para pelanggannya
memperoleh data dari website-nya atau data dari sistem informasi
organisasi yang ada. Decision Support Systems meliputi berbagai komponen
yang termuat di dalam sistem pendukung ini, yaitu:
• DSS database: Kumpulan data berjalan atau
historis dari sejumlah aplikasi. Komponen ini digunakan untuk menanyakan dan
menganalisis data. Database ini dapat berupa PC database atau massive database.
• DSS software system: Kumpulan dari perangkat lunak
yang digunakan untuk menganalisis data, seperti: On-Line Analytical
Processing (OLAP) tools, datamining tools, atau kumpulan dari
model-model matematika dan analisa yang mudah untuk diakses oleh para pengguna
DSS. Model ini dapat berupa model fisik (model rancangan ruang kerja, taman,
dan model pesawat terbang), model perhitungan matematika (seperti: persamaan, alogaritma,
anuitas, cicilan bunga kredit), atau model verbal (seperti: deskripsi suatu
prosedur untuk penulisan suatu perintah kerja/order).
Masing-masing DSS dibangun untuk
seperangkat tujuan tertentu dan akan menghasilkan berbagai kumpulan model
tergantung pada kebutuhan dan tujuannya. Perangkat lunak sistem DSS yang umum
juga dapat berupa model statistik yang memuat berbagai fungsi statistik, antara
lain: means, medians, deviations, dan scatter plots.
Perangkat lunak ini memiliki kapabilitas untuk memproyeksikan ke depan mengenai
outcomes dengan cara menganalisis sekumpulan data. Perangkat lunak model
statistik ini dapat digunakan untuk membantu membangun hubungan, seperti:
menghubungkan produktivitas pegawai dikaitkan dengan faktor usia, pendapatan
yang diterima, atau faktor lain yang berpengaruh di dalam lingkungan
masyarakat. Optimalisasi model menentukan alokasi sumber-sumber yang optimal
untuk memaksimalkan atau meminimalkan variabel tertentu, seperti: biaya atau
waktu.
DSS banyak diterapkan di
organisasi-organisasi yang sudah mapan. Banyak cara yang digunakan untuk
menerapkan DSS untuk membantu mempertajam proses pengambilan keputusan.
Kapabilitas yang melekat pada DSS sangat membantu organisasi-organisasi yang
menggunakannya untuk memungkinkan terciptanya koordinasi proses kegiatan baik
internal maupun eksternal dengan cara yang lebih akurat. Berikut beberapa
contoh organisasi atau perusahaan yang memanfaatkan DSS dalam aktivitas operasi
atau usaha yang dilaksanakan:
Jenis Industri
|
Tujuan Penerapan DSS
|
Industri Asuransi
|
Menentukan pola penutupan asuransi
dan
deteksi kemungkinan kecurangan (fraud).
|
Industri Perbankan
|
Memperbarui profil atau data
nasabah.
|
Perusahaan Manufaktur
|
Menentukan kebutuhan persediaan
bahan
baku yang paling optimal dan
efisien.
|
Pertumbuhan volume kegiatan/transaksi secara
elektronis yang meningkat tajam telah mendorong banyak organisasi untuk mengembangkan
DSS di mana pelanggan dan pegawai dapat mengambil manfaat dari sumber-sumber
informasi yang tersedia di internet dan kapabilitas dari website yang
memungkinkan komunikasi untuk berbagai aktivitas.
DSS yang didasarkan pada web dan internet dapat
mendukung pengambilan keputusan dengan menyajikan akses on-line terhadap
berbagai database dan informasi dengan menggunakan perangkat lunak untuk
analisis data. Beberapa DSS memang difasilitasikan untuk membantu manajemen,
namun tersedia pula DSS yang mampu untuk menarik pelanggan dengan cara
menyediakan berbagai informasi dan alat yang dapat membantu mereka untuk
mengambil keputusan pada saat mereka menyeleksi jasa dan produk. Dewasa ini,
banyak orang lebih menggunakan informasi yang banyak tersedia dari
sumber-sumber yang ditawarkan untuk membantu mengambil keputusan membeli
sesuatu, misal: keputusan untuk membeli mobil atau komputer, sebelum berinteraksi
langsung dengan petugas penjualannya. Customer decisionsupport systems
(CDSS) sangat membantu pelanggan yang ada atau potensial dalam proses
pengambilan keputusan.
Banyak orang tertarik dalam
melakukan proses pembelian barang atau jasa menggunakan mesin pencari internet (search
engines) atau on-line catalogs, web directories, e-mail, atau
alat-alat lainnya untuk menentukan lokasi informasi yang dibutuhkan dalam
rangka membantunya dalam proses pengambilan keputusan. Banyak organisasi atau
perusahaan telah mengembangkan website untuk anggota atau pelanggannya yang
ada dan potensial di mana berbagai informasi, model, atau alat-alat analisis
lain disediakan untuk mengevaluasi alternatif untuk memudahkan pengambilan
keputusan yang akan dilakukannya. Web-based DSS telah menjadi sesuatu
yang populer dan sangat memberikan manfaat yang besar bagi para anggota atau
pelanggan yang dituju organisasi atau perusahaan tersebut.
Dari uraian di atas mengenai DSS, maka beberapa
karakteristik dankapabilitas DSS yang dapat diidentifikasi adalah sebagai
berikut:
• Sistem ini memberikan dukungan bagi pengambil
keputusan, terutama dalam situasi semi-terstruktur atau tidak-terstruktur.
• Sistem ini memberikan dukungan untuk berbagai
tingkatan manajemen, mulai dari tingkat manajemen puncak hingga ke tingkat manajemen
yang paling bawah dan para pegawai lainnya.
• DSS memberikan dukungan untuk beragam tipe dan
proses pengambilan keputusan yang harus dilakukan.
• DSS dapat beradaptasi terhadap waktu dan fleksibel;
pengguna dapat menambah, menghapus, mengkombinasikan, mengubah, atau menata kembali
elemen-elemen dasar.
• Tampilan DSS akrab dengan pengguna, memiliki
kapabilitas yang besar, dan dirancang agar dapat interaktif sehingga mudah
untuk digunakan.
• DSS mampu untuk meningkatkan efektivitas pengambilan
keputusan dengan fokus pada keakuratan, ketepatan waktu, dan kualitas hasil, serta
mengefisiensikan biaya dalam proses pengambilan keputusan.
• Pengambil keputusan memiliki kendali yang lengkap
atas seluruh langkah proses pengambilan keputusan dalam pemecahan masalah.
• Pengguna-akhir mampu mengkonstruksi dan memodifikasi
sistem yang sederhana oleh mereka sendiri. Sedangkan untuk sistem yang lebih besar,
biasanya dapat dibangun dengan dukungan dari spesialis sistem informasi.
• DSS biasanya menggunakan model-model dalam analisis
situasi pengambilan keputusan yang mudah untuk dioperasikan oleh pengguna.
• Sistem ini memberikan dukungan bagi pengambil
keputusan, terutama dalam situasi semi-terstruktur atau tidak-terstruktur.
• Sistem ini memberikan dukungan untuk berbagai
tingkatan manajemen, mulai dari tingkat manajemen puncak hingga ke tingkat manajemen
yang paling bawah dan para pegawai lainnya.
• DSS memberikan dukungan untuk beragam tipe dan
proses pengambilan keputusan yang harus dilakukan.
• DSS dapat beradaptasi terhadap waktu dan fleksibel;
pengguna dapat menambah, menghapus, mengkombinasikan, mengubah, atau menata kembali
elemen-elemen dasar.
• Tampilan DSS akrab dengan pengguna, memiliki
kapabilitas yang besar, dan dirancang agar dapat interaktif sehingga mudah
untuk digunakan.
• DSS mampu untuk meningkatkan efektivitas pengambilan
keputusan dengan fokus pada keakuratan, ketepatan waktu, dan kualitas hasil, serta
mengefisiensikan biaya dalam proses pengambilan keputusan.
• Pengambil keputusan memiliki kendali yang lengkap
atas seluruh langkah proses pengambilan keputusan dalam pemecahan masalah.
• Pengguna-akhir mampu mengkonstruksi dan memodifikasi
sistem yang sederhana oleh mereka sendiri. Sedangkan untuk sistem yang lebih besar,
biasanya dapat dibangun dengan dukungan dari spesialis sistem informasi.
• DSS biasanya menggunakan model-model dalam analisis
situasi pengambilan keputusan yang mudah untuk dioperasikan oleh pengguna.
C. Sistem Kelompok Pendukung Pengambilan Keputusan - Group
Decision Support Systems (GDSS)
Sudah merupakan suatu fakta yang
sangat lazim bahwa para pimpinan (manajer) suatu instansi jarang sekali dapat
memecahkan masalahnya sendirian. Komite, tim kerja, tim proyek dan gugus tugas
yang banyak dibentuk dalam organisasi pemerintahan merupakan pendekatan kelompok
untuk pemecahan masalah. GDSS merupakan sistem berbasis komputer yang
interaktif untuk memudahkan pencapaian solusi oleh sekelompok pengambil
keputusan atas permasalahan yang sifatnya tidak terstruktur. GDSS dikembangkan untuk
menjawab tantangan terhadap kualitas dan efektivitas pengambilan keputusan yang
dilakukan oleh lebih dari satu orang (kelompok orang). Permasalahan yang perlu
digarisbawahi untuk pengambilan keputusan yang dilakukan oleh sekelompok orang
antara lain adalah banyaknya para pengambil keputusan, waktu yang harus dialokasikan,
dan meningkatnya peserta yang ada. GDSS memberikan dukungan pada pemecahan
masalah dengan menyediakan suatu pengaturan yang mendukung komunikasi bagi
anggota yang tergabung dalam kelompok. Pada tiap keadaan para anggota kelompok
dapat bertemu pada waktu yang bersamaan atau berbeda. Pertemuan dalam waktu
yang sama biasanya disebut rapat, pertemuan/meeting, sedangkan pada waktu yang berbeda
komunikasi dilakukan melalui surat elektronik (e-mail).
Penggunaan GDSS mampu untuk
mengatasi berbagai masalah atau potensi masalah yang mungkin akan timbul.
Beberapa manfaat yang dapat diperoleh dengan penggunaan GDSS ini, antara lain
adalah:
1. Meningkatkan perencanaan awal, yaitu untuk membuat
diskusi atau pertemuan menjadi lebih efektif dan efisien.
2. Meningkatkan partisipasi, sehingga setiap peserta
dari berbagai latar belakang dapat memberikan kontribusinya dengan optimal.
3. Menciptakan iklim yang lebih terbuka dan
kolaboratif, yaitu tanpa membuat pihak yang tingkatannya lebih rendah merasa
takut dan terancam. Dan juga tidak membuat pihak yang tingkatannya lebih tinggi
mendominasi jalannya suatu rapat, pertemuan/meeting.
4. Setiap ide yang ditawarkan bebas dari kritik,
memungkinkan peserta rapat, pertemuan/meeting mengkontribusikan ide atau
pendapatnya tanpa takut untuk dikritik.
5. Evaluasi yang objektif, menciptakan atmosfir di
mana suatu ide akan dievaluasi secara objektif dan tidak memandang siapa yang memberikan
ide tersebut.
6. Menghasilkan ide organisasi, yaitu bagaimana tetap
memfokuskan pada tujuan rapat, pertemuan/meeting, mencari cara yang paling efisien
untuk mengorganisir ide yang dihasilkan dalam sesi brainstorming, dan
mengevaluasi ide dalam batasan waktu yang paling sesuai.
7. Menetapkan prioritas dan mengambil keputusan, yaitu
mencari cara untuk menampung seluruh pemikiran dalam pengambilan keputusan.
8. Dokumentasi hasil rapat, pertemuan/meeting,
sehingga seluruh peserta dapat memperoleh dokumen yang lengkap dan terorganisir
yang dibutuhkan untuk melanjutkan pekerjaan dari projek atau aktivitas yang
dievaluasi.
9. Mampu melakukan akses informasi eksternal, yang
memungkinkan ketidaksepakatan yang signifikan dan faktual dapat diselesaikan dengan
tepat waktu, sehingga memungkinkan meeting dapat terus dilanjutkan dan produktif.
10. Menghasilkan notulen hasil diskusi, sehingga pihak
yang tidak dapat berpartisipasi langsung dapat tetap memahami hasil dan isi
dari meeting.
Permasalahan yang mungkin timbul
dalam GDSS adalah karena digunakannya berbagai metode baru untuk mengorganisir
dan melaksanakan rapat, pertemuan/meeting maka mungkin ada keengganan atau
penolakan di awal dari penggunaan GDSS ini. Berbagai teknik seperti teknik
fasilitasi, brainstorming, dan atmosfir yang terbuka dan transparan harus
mulai dikembangkan sebagai langkah awal untuk menggunakan GDSS ini. Dalam
pemanfaatan GDSS ini, maka beberapa alat dalam perangkat lunak yang dibutuhkan
di sini, antara lain adalah:
1. Kuesioner Elektronik; alat ini membantu untuk
membuat perencanaan awal dengan mengidentifikasi permasalahan yang menjadi
perhatian dan membantu memastikan bahwa informasi yang penting tidak terlewatkan.
2. Sarana Diskusi Elektronik; memungkinkan kelompok
orang yang terlibat untuk secara bersama dan tanpa diketahui (tetap terjaga kerahasiaannya)
untuk mengkontribusikan ide atau pemikirannya atas topik yang dibahas dalam
kelompok.
3. Pengelola Ide; memudahkan integrasi yang
diorganisir dan sintesa ide yang dihasilkan selama proses brainstorming.
4. Alat Pembuat Kuesioner; mendukung fasilitator dan
pimpinan kelompok untuk pengumpulan informasi, sebelum maupun selama proses
penetapan prioritas.
5. Alat untuk voting; memberikan kemudahan
dengan menyediakan metode atau teknik untuk penetapan prioritas atau voting.
6. Alat identifikasi dan analisa stakeholder;
menggunakan pendekatan yang terstruktur untuk mengevaluasi dampak usulan yang
timbul di organisasi dan mengidentifikasi serta menilai dampak potensial dari proyek
yang diusulkan.
7. Alat pernyataan kebijakan; menyajikan dukungan yang
terstruktur untuk pengembangan kesepakatan atas penggunaan kata-kata dalam pernyataan
kebijakan.
8. Istilah-istilah group; mendokumentasikan
kesepakatan kelompok atas kata-kata dan istilah-istilah yang disepakati.
Banyak keputusan besar organisasi
yang dibuat oleh kelompok (group). Sayangnya, mengumpulkan suatu
kelompok secara bersama-sama dalam suatu tempat pada suatu waktu adalah
pekerjaan yang sulit dan mahal. Di sisi lain, rapat kelompok tradisional,
seperti penyusunan pedoman atau kebijakan di instansi pemerintah pusat maupun
daerah, sering sekali memakan waktu lama dan dapat menghasilkan keputusan yang
kurang bermanfaat.
Karena itu, banyak sistem informasi
berbasis komputer yang mencoba meningkatkan kerja kelompok tersebut, seperti groupware,
electronic meeting systems, collaborative systems, dan group decision
sistem pendukung (GDSS). GDSS terdiri dan suatu perangkat lunak, perangkat
keras, komponen bahasa, dan prosedur, yang mendukung suatu kelompok orang yang sedang
terlibat dalam pertemuan yang ada hubungannya dengan pengambilan keputusan.
Sistem ini adalah sistem berbasis komputer yang memfasilitasi pemecahan atas
masalah tidak terstruktur oleh suatu kelompok pengambil keputusan.
Komponen GDSS terdiri dari perangkat
keras, perangkat lunak, manusia, dan prosedur. Komponen-komponen ini dirangkai
guna mendukung proses untuk mencapai suatu keputusan kelompok Karakteristik
penting dari GDSS adalah sebagai berikut:
1. GDSS adalah sistem informasi yang dirancang secara
khusus, bukan secara sederhana, yang merupakan konfigurasi dari komponen sistem
yang telah ada.
2. Sistem ini dirancang untuk tujuan mendukung
kelompok pengambil keputusan dalam melaksanakan tugasnya. Karenanya, GDSS harus
meningkatkan proses pengambilan keputusan atau hasil dari suatu kelompok.
3. GDSS mudah untuk dipelajari dan digunakan. Sistem
ini mengakomodasikan pengguna dengan berbagai tingkatan pengetahuan komputerisasi.
4. GDSS dapat dirancang untuk satu tipe masalah atau
untuk beragam tingkatan kelompok organisasi keputusan.
5. GDSS dirancang untuk mendorong aktivitas-aktivitas,
seperti penghasilan ide, penyelesaian konflik, dan pemberian pendapat yang
penggunaan teknologinya.
D. Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan Eksekutif/Executive Support Systems (ESS)
Istilah eksekutif dalam pembahasan
ini diterapkan untuk pengertian yang agak bebas. Tidak terdapat suatu garis
batas yang jelas memisahkan eksekutif dari para pimpinan atau manajer lain.
Istilah ini digunakan untuk mengidentifikasi manajer pada tingkat atas dari
hierarki organisasi yang berpengaruh kuat dalam sebuah
institusi/lembaga/departemen. Dalam sistem pendukung pengambilan keputusan
eksekutif istilah executive support system (ESS) sering dipertukarkan
dengan executive information system (EIS). Namun, ada juga yang
membedakan keduanya. Jika dibedakan, EIS sering didefinisikan sebagai sistem
informasi berbasis komputer yang menyajikan kebutuhan informasi eksekutif
puncak. Sistem ini memberikan akses cepat atas informasi dan laporan manajamen.
Di sisi lain, ESS adalah sistem pendukung komprehensif yang mempunyai ke
lokasi, dan faktor penghambat dapat segera diidentifikasi.
Faktor keberhasilan kritikal dapat
dimonitor dengan lima tipe informasi, yaitu narasi masalah kritikal, diagram
penjelas, keuangan tingkat puncak, faktor kunci, dan laporan pertanggungjawaban
terinci. Dengan status akses, top eksekutif dapat memantau data atau laporan
terakhir mengenai indikator kunci melalui jaringan kapan saja. Pemantauan dapat
dilakukan secara harian atau setiap jam.
Kemampuan analisis kebanyakan dimiliki oleh ESS. Top
eksekutif dapat menggunakan ESS untuk melakukan analisis sesuai dengan
kebutuhannya. Analisis dapat dilakukan oleh top eksekutif dengan menggunakan
fungsi yang sudah ada, mengintegrasikan sistem lain dengan ESS, atau analisis dengan
menggunakan agen intelejen.
Dengan adanya pelaporan eksepsi, top
eksekutif dapat memberikan perhatian khusus atas perbedaan yang terjadi dengan
standar yang ada. Dengan pelaporan ini, top eksekutif dapat memfokuskan
perhatiannya pada suatu keadaan atau kinerja yang buruk. Hal-hal kritis, dengan
ESS, disajikan tidak saja dalam angka-angka, tetapi juga dengan warna.
Misalnya, hijau menunjukkan kondisi baik, kuning untuk peningatan, dan merah
untuk menggambarkan kondisi yang buruk. Kemampuan navigasi informasi adalah kemampuan
untuk menjelajah informasi berbagai data secara mudah dan cepat. Untuk
meningkatkan kemampuan ini, dapat digunakan hypermedia (yang merupakan pengembangan
dari teknologi hypertext). Sistem komunikasi sangat dibutuhkan oleh top
ekskutif. Dalam ESS, sistem komunikasi dapat mengirim atau menerima e-mail,
mengirim laporan untuk mendapatkan perhatian seseorang, memanggil rapat, atau memberikan
komentar ke suatu kelompok diskusi di Internet.
E. Sistem Pakar - Expert Systems (ES)
Para ahli atau pakar biasanya
memiliki pengetahuan (knowledge) dan pengalaman khusus untuk masalah
tertentu. Mereka paham betul alternatif pemecahan, kemungkinan keberhasilannya,
serta keuntungan dan kerugian yang mungkin timbul. Mereka biasanya digunakan
oleh instansi untuk memberi nasehat atas masalah tertentu, seperti pada Departemen
Pertahanan masalah pembelian peralatan militer yang teknologinya canggih,
penyelesaian tuntutan pembubaran Bisnis TNI, perampingan/reorganisasi
departemen, dan strategikomunikasi dengan media massa. Makin tidak terstruktur
masalahnya, makin spesialis nasehat yang dibutuhkan dari mereka. Expert
systems (ES) mencoba untuk meniru pengetahuan pakar tersebut.
Sistem ini biasanya digunakan jika
organisasi harus memberikan keputusan atas suatu masalah yang kompleks. Secara
khusus, ES adalah paket komputer untuk memecahkan atau mengambil keputusan atas
suatu masalah spesifik atau terbatas, yang kemampuan pemecahannya dapat sama
atau melebihi suatu tingkat kemampuan seorang pakar. Ide dasar di balik ES,
yang merupakan teknologi intelejensia buatan terapan, sebenarnya sederhana,
yaitu memindahkan keahlian seorang atau beberapa orang pakar ke komputer.
Pengetahuan pakar ini kemudian disimpan dalam komputer. Pengguna tinggal
memanggil komputer untuk meminta saran yang dibutuhkan dapat melakukan
inferensi (inference) agar sampai kepada suatu simpulan khusus. Karena
itu, seperti seorang konsultan, sistem ini dapat memberikan saran kepada
seseorang yang bukan pakar dan jika diperlukan juga dapat menjelaskan logika dibelakang
sarannya tersebut.
ES bisa dibagi dalam dua bagian:
lingkungan pengembangan (development environment) dan lingkungan
konsultasi (consultation environment). Lingkungan pengembangan digunakan
oleh pengembang ES untuk membangun komponen komponen ES dan menempatkan
pengetahuan (knowledge) pada basis pengetahuan (knowledge base).
Lingkungan konsultansi digunakan oleh non-pakar untuk memperoleh pengetahuan dan
nasehat para pakar yang disimpan di sistem. Tiga komponen utama yang biasanya
ada dalam ES adalah basis pengetahuan, mesin inferensi (inference engine),
dan tampilan pengguna (user interface). Namun demikian, secara umum,
suatu ES mengandung komponen-komponen berikut:
1. Subsistem pemerolehan pengetahuan (knowledge
acquisition subsystem). Pemerolehan pengetahuan adalah pengumpulan, pemindahan,
dan pentransformasian keahlian pemecahan masalah para pakar atau
pendokumentasian sumber-sumber pengetahuan ke program komputer yang digunakan
untuk mengkonstruksikan atau memperluas basis pengetahuan. Karena pemerolehan
pengetahuan dari para pakar adalah pekerjaan yang kompleks, biasanya dibutuhkan
perantara, yaitu teknisi pengetahuan (knowledge engineer).
2. Basis pengetahuan. Basis pengetahuan mengandung
pengetahuan yang diperlukan untuk memahami, memformulasikan, dan memecahkan masalah.
Basis ini terdiri dari dua elemen utama, yaitu fakta dan kelaziman (rule).
Informasi dalam basis pengetahuan dimuat dalam program komputer melalui suatu
proses yang disebut representasi pengetahuan (knowledge representation).
3. Mesin inferensi. Otak dari sistem pakar adalah
mesin inferensi, yang juga dikenal sebagai stuktur pengendali (control
structure) atau penginterpretasi kelaziman (rule interpreter). Mesin
inferensi biasanya memiliki tiga elemen utama, yaitu suatu penginterpretasi (interpreter),
penjadwalan (scheduler), dan penegak konsistensi (consistency
enforcer).
4. Pengguna.
5. Tampilan pengguna.
6. Papan belakang (ruang kerja). Papan belakang adalah
suatu area memori kerja untuk menguraikan kondisi yang ada, yang ditentukan oleh
data masukan.
7. Subsistem penjelasan (penjustifikasi). Subsistem
ini dapat menelusuri tanggung jawab atas simpulan-simpulan yang diberikan
kepada sumbernya. Biasanya, secara interaktif, subsistem ini menjawab pertanyaan
seperti: Kenapa suatu pertanyaan diajukan oleh ES? Bagaimana suatu simpulan
dicapai? Kenapa alternatif tertentu justru ditolak?
8. Sistem pengurai pengetahuan (knowledge refining
system). Sistem ini menganalisis pengetahuannya sendiri dan penggunaannya,
belajar dari ini, dan meningkatkannya untuk konsultasi berikutnya.
DAFTAR
PUSTAKA
Davis. Gordon, “ kerangka Dasar SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN bagian 1 PNGANTAR”, seri manajemen No. 90-A, PT Pustaka
Binaman Pressindo, Jakarta, agustus 1991
Tidak ada komentar:
Posting Komentar